Acordo de tratamento de dados do VMic

Este acordo faz parte dos termos de uso do VMic e vale para toda conta do VMic, desde o cadastro ou o primeiro uso. Ele trata só dos dados que a sua empresa controla dentro do VMic: as reuniões, os documentos e o contexto de CRM da conta.

As partes.

• A Lucy: LUCY AI Desenvolvimento e Licenciamento de Programas de Computador Customizáveis LTDA, CNPJ 66.428.953/0001-63, Rua Pais Leme, 215, conj. 1713, Pinheiros, São Paulo/SP, CEP 05424-150, que oferece o VMic. Contato de privacidade: privacidade@vmic.com.br.
• Você: a empresa titular de uma conta do VMic, que aceitou os termos de uso.

Em uma frase. Nas reuniões, nos documentos e no contexto de CRM da sua conta, você decide e a Lucy executa: você é a controladora, a Lucy é a operadora, e ela só trata esses dados para prestar o VMic a você, do jeito que este acordo descreve.

1. Definições

1.1. "Dado pessoal", "dado pessoal sensível", "titular", "tratamento", "controlador", "operador", "anonimização" e "eliminação" têm o sentido do art. 5º da Lei nº 13.709/2018, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

1.2. Neste acordo:

• Conta: o espaço da sua empresa no VMic, com os usuários, os documentos, a conexão de CRM e as sessões.
• Administrador: o usuário com papel de administrador da conta.
• Usuário: a pessoa que entra na conta, como vendedor ou como administrador.
• Sessão: o período em que a captura de uma reunião fica ligada, do momento em que o usuário a liga até ela fechar.
• Pessoas da reunião: todas as pessoas cuja voz chega ao VMic durante uma sessão: as pessoas do outro lado da reunião, o próprio usuário e quem mais estiver no ambiente dele.
• Conteúdo da reunião: o áudio da sessão enquanto trafega, a transcrição, os cartões com as sugestões e a fonte de cada uma, o registro do que foi exibido ao usuário e o resumo, com os seus blocos.
• Documentos da conta: os arquivos enviados à conta, com o texto extraído deles, os trechos, as representações vetoriais usadas na busca e os nomes próprios usados como vocabulário da transcrição.
• Contexto de CRM: os campos e as notas lidos do CRM que você conecta à conta, e a credencial de acesso a ele.
• Dados da controladora: os dados pessoais contidos no conteúdo da reunião, nos documentos da conta e no contexto de CRM.
• Suboperador: a empresa que a Lucy contrata e que trata dados da controladora em nome dela.
• Incidente de segurança: qualquer evento adverso confirmado que viole a confidencialidade, a integridade, a disponibilidade ou a autenticidade dos dados da controladora (Resolução CD/ANPD nº 15/2024, art. 3º, XII).
• ANPD: a Agência Nacional de Proteção de Dados.
• Cláusulas-padrão da ANPD: as cláusulas-padrão contratuais para transferência internacional de dados aprovadas pela Resolução CD/ANPD nº 19/2024.

2. Objeto, papéis e finalidade

2.1. Este acordo rege o tratamento dos dados da controladora pela Lucy na prestação do VMic.

2.2. Você é a controladora desses dados e a Lucy é a operadora (LGPD, art. 5º, VI e VII, e art. 39).

2.3. Ficam fora deste acordo:

• os dados que a Lucy trata para finalidades próprias, como controladora: o cadastro das pessoas (e-mail, nome, forma de entrada, segundo fator), a conta, os membros e os convites, a cobrança e o faturamento, a consulta de CNPJ e CEP, o diagnóstico de erros, os registros de acesso e os logs, a medição do site e os e-mails do serviço. Esses dados seguem a política de privacidade do VMic;
• a medição com reuniões autorizadas por escrito, da cláusula 8.4, em que a Lucy é controladora.

2.4. Finalidade. A Lucy trata os dados da controladora só para prestar o VMic à sua conta:

• a) transcrever ao vivo a fala das sessões;
• b) classificar a conversa e mostrar ao usuário, durante a reunião, sugestões tiradas dos documentos da conta e do contexto de CRM, ou geradas pela IA sem fonte, e marcadas assim;
• c) produzir, no fim da sessão, o resumo, e registrar quais sugestões foram exibidas e quais foram usadas;
• d) mostrar a cada usuário o histórico das próprias sessões;
• e) indexar os documentos da conta e usar os nomes próprios dela como vocabulário da transcrição;
• f) ler do CRM o contexto da empresa da reunião que o usuário escolhe;
• g) guardar, proteger e eliminar esses dados, e cumprir os pedidos da conta.

2.5. Natureza. O tratamento inclui a coleta do som pelo app no computador do usuário, a transmissão, a transcrição, a classificação, a geração de sugestões e do resumo, a busca, o armazenamento, a consulta e a eliminação. É automatizado. O VMic não toma decisão sobre as pessoas da reunião: ele sugere ao usuário, que decide o que dizer. O VMic separa os lados da conversa pela origem do som, o microfone do usuário e o app de reunião, e não usa a voz para identificar pessoas nem cria modelo de voz.

2.6. Servir a sua conta com os dados dela, como buscar nos seus documentos ou usar os nomes deles como vocabulário, não é treinar IA (cláusula 8).

2.7. Números de uso. A Lucy pode contar o uso do serviço por conta, como minutos, sessões e sugestões exibidas e usadas por coluna, em números que não trazem conteúdo de reunião nem identificam as pessoas da reunião, para operar e cobrar o serviço e acompanhar o funcionamento dele.

3. Instruções da controladora

3.1. A instrução documentada que você dá à Lucy é formada por:

• os termos de uso e este acordo;
• a configuração e o uso do VMic pela sua conta: os documentos enviados, o CRM conectado, o modelo de colunas, a escolha de mostrar só sugestões com fonte, os membros convidados, as sessões que os usuários ligam, as exclusões e o encerramento da conta.

3.2. Os atos dos usuários dentro da conta valem como instruções suas.

3.3. Uma instrução adicional vem por escrito do administrador, pelo privacidade@vmic.com.br. A Lucy a cumpre quando ela couber no serviço como ele é. Quando não couber, a Lucy diz por quê, e você pode encerrar a conta.

3.4. A Lucy avisa você se entender que uma instrução viola a LGPD ou outra lei, e pode deixar de cumprir aquela instrução até a questão ser esclarecida.

3.5. A Lucy não trata os dados da controladora para outra finalidade. Se tratar fora das suas instruções lícitas, responde como controladora por esse tratamento (LGPD, art. 42, § 1º, I).

4. Seus deveres como controladora

4.1. Base legal. Cabe a você escolher e registrar a base legal do tratamento dos dados das pessoas da reunião e das pessoas citadas nos documentos e no CRM (LGPD, arts. 7º e 11). A Lucy não escolhe a base por você. Se a sua base for o consentimento, cabe a você colher e provar esse consentimento (LGPD, art. 8º).

4.2. Aviso às pessoas da reunião. Você avisa as pessoas da reunião, antes de ligar a sessão, que a conversa é transcrita por uma ferramenta de IA, para quê e a quem pedir informações. Para isso, a Lucy fornece o aviso ao interlocutor; você pode usar esse texto ou outro equivalente. Você também orienta os usuários a atender quem não quiser a transcrição: não ligar a sessão ou encerrá-la. Nunca descreva o VMic como indetectável nem o use para esconder a transcrição.

4.3. O que a captura pega. O VMic capta tudo o que o microfone do usuário e o app de reunião escolhido transmitem enquanto a sessão está ligada, inclusive:

• o som do ambiente e de outras pessoas na sala;
• a fala do usuário com a reunião no mudo, porque o VMic escuta o microfone, não o mudo do app;
• na reunião pelo navegador e no Teams, e no Safari do Mac, o som de outras abas, apps e notificações que saem pelo mesmo dispositivo;
• o que se disser depois do fim da chamada, até a sessão fechar.

Você orienta os usuários a ligar a sessão só durante a reunião, em ambiente adequado, e a encerrá-la quando a reunião terminar.

4.4. Sigilo profissional. Se a sua atividade é regulada, como a jurídica, a de saúde ou a contábil, o sigilo profissional é responsabilidade sua. Não use o VMic onde a gravação ou a transcrição da conversa seja proibida ou dependa de uma autorização que você não tem.

4.5. O que não enviar. Você não envia:

• documentos sobre os quais não tem direito;
• dados pessoais sensíveis, ou de crianças e adolescentes, nos documentos, sem base legal para isso;
• reuniões com menores de 18 anos.

Uma reunião pode revelar dado sensível na fala, como saúde ou religião. O VMic não detecta nem separa dado sensível da fala ou dos documentos. A base legal para esse dado é sua (LGPD, art. 11), e o meio de apagá-lo antes do prazo é a exclusão da cláusula 9.1.

4.6. CRM. Você só conecta um CRM que pode conectar. A credencial que você autoriza no CRM alcança o que o CRM permitir a ela (cláusula 6.6). Ao encerrar a conta, desinstale o app do VMic no seu CRM: o encerramento apaga a credencial no VMic, mas não remove o app de lá.

4.7. O que sai do VMic. O que um usuário copia do VMic para outro lugar, como o resumo colado no CRM ou num e-mail, passa a ser tratado por você, fora deste acordo.

4.8. Usuários. Você responde por quem convida para a conta, por remover quem não deve mais ter acesso e pelos atos dos usuários.

4.9. Transparência sobre a transferência internacional. Cabe a você informar os titulares sobre a transferência internacional da cláusula 7 (Resolução CD/ANPD nº 19/2024, art. 17, § 2º). Você pode remeter à política de privacidade do VMic, que traz as informações (cláusula 7.6).

4.10. Titulares. Você responde aos pedidos dos titulares (LGPD, art. 18), com o apoio da Lucy da cláusula 9.

5. Deveres da Lucy como operadora

5.1. Só por instrução. A Lucy trata os dados da controladora só pelas instruções da cláusula 3.

5.2. Confidencialidade. As pessoas da Lucy, e as que ela contratar, que tiverem acesso aos dados da controladora ficam obrigadas a sigilo, inclusive depois que deixarem a Lucy (LGPD, art. 47).

5.3. A equipe não lê o conteúdo da reunião para operar o serviço. A ferramenta que a equipe da Lucy usa para operar o VMic não lê o conteúdo da reunião, e ninguém da equipe é membro da sua conta. O acesso ao conteúdo da reunião fora desse caminho só acontece quando for indispensável para:

• a) cumprir uma instrução escrita sua, inclusive para atender um titular (cláusula 9.2);
• b) investigar ou conter um incidente de segurança;
• c) cumprir lei ou ordem judicial.

Nesses casos, o acesso fica limitado ao necessário e às pessoas que precisam dele, e você é informado, salvo quando a lei proibir.

5.4. Segurança. A Lucy adota medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados da controladora de acessos não autorizados e de destruição, perda, alteração ou comunicação indevida, compatíveis com o porte dela e com o risco do tratamento, desde a concepção do serviço (LGPD, art. 46). As medidas em vigor estão no Anexo II. A Lucy pode trocar uma medida por outra, desde que o nível de proteção não diminua.

5.5. Sem venda nem repasse. A Lucy não vende, não aluga e não compartilha os dados da controladora, a não ser com os suboperadores da cláusula 6 ou por ordem judicial. O conteúdo da reunião só é entregue a terceiro por ordem judicial (Lei nº 12.965/2014, art. 10, § 2º), e a Lucy avisa você antes de entregar, salvo quando a lei ou a ordem proibir.

5.6. Registro. A Lucy mantém o registro das operações que realiza como operadora (LGPD, art. 37), na forma simplificada do agente de pequeno porte (Resolução CD/ANPD nº 2/2022, art. 9º).

5.7. Apoio. A Lucy fornece as informações de que dispuser e que você precisar para:

• o relatório de impacto à proteção de dados, quando você tiver de fazê-lo (LGPD, art. 38);
• verificar a transferência internacional (Resolução CD/ANPD nº 19/2024, art. 4º, § 1º);
• responder à ANPD sobre o tratamento que a Lucy faz em seu nome.

5.8. O áudio. O VMic não guarda o áudio: ele é transcrito e descartado. O serviço processa o áudio só em memória. O único áudio que vai a disco é o que fica, cifrado, no computador do usuário durante uma queda de rede, e ele é apagado quando sobe, quando é recusado ou no fim do prazo dele. O que o suboperador pode guardar está na cláusula 8.3.

6. Suboperadores

6.1. Autorização geral. Você autoriza a Lucy a usar os suboperadores do Anexo III. O principal é o Google, que hospeda o VMic e executa os modelos de IA.

6.2. A Lucy contrata cada suboperador por contrato com deveres de proteção de dados no mínimo equivalentes aos deste acordo; no caso do Google, o Cloud Data Processing Addendum. A Lucy responde perante você pelos suboperadores, nos termos da LGPD.

6.3. Aviso de mudança. A Lucy avisa a inclusão ou a troca de suboperador, ou a mudança do local de processamento, por e-mail aos administradores, na tela de conta e no Anexo III atualizado, com pelo menos 30 dias de antecedência. Numa emergência de segurança ou de continuidade do serviço, o aviso vem o quanto antes, com o motivo.

6.4. Objeção. Você pode se opor à mudança em até 30 dias do aviso, por escrito ao privacidade@vmic.com.br, com um motivo ligado à proteção de dados. As partes buscam uma solução. Se não houver, você pode encerrar a conta antes de a mudança valer, sem multa, e a Lucy devolve o valor pago do ciclo em curso, proporcional aos dias que faltarem.

6.5. Quem não é suboperador. Os fornecedores da Lucy que não tratam dados da controladora estão na parte B do Anexo III, com o motivo.

6.6. O CRM não é suboperador. O CRM é um sistema seu. A Lucy o lê com a autorização que você dá ao conectá-lo, e não escreve nada nele. A autorização pedida no CRM é de leitura, e o que ela alcança depende do CRM: no HubSpot, por exemplo, ela permite ler empresas, contatos, negócios e proprietários do CRM inteiro. O VMic usa só os registros do usuário que liga a sessão e guarda só os campos da empresa da reunião e as notas mais recentes dela, com limite de tamanho; contatos e negócios não são guardados.

7. Transferência internacional

7.1. O que fica no Brasil. Ficam em São Paulo, na região southamerica-east1 do Google Cloud: o banco de dados, com a transcrição, os cartões, o registro do exibido, o resumo e o contexto de CRM; os documentos, com o arquivo original; as representações vetoriais; os logs; e os backups.

7.2. O que sai do Brasil. Para o processamento de IA, o áudio das sessões, enquanto trafega, e os textos que os modelos recebem (a transcrição, o contexto de CRM, os trechos de documento e o vocabulário) vão aos modelos do Google por um ponto de acesso global, sem país fixo: Estados Unidos e outros países onde o Google mantém infraestrutura. A reordenação dos trechos de documento usa o mesmo tipo de ponto de acesso. As representações vetoriais são calculadas em São Paulo.

7.3. Mecanismo. A transferência ao Google se apoia nas cláusulas-padrão da ANPD (LGPD, art. 33, II, b), que o Cloud Data Processing Addendum do Google incorpora na seção "Brazil", na modalidade entre operadores, em que a Lucy é operadora e você é o terceiro controlador. O addendum está em https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum e o texto das cláusulas entre operadores, em português, em https://cloud.google.com/sccs/br-p2p?hl=pt-br. Pelo item 3.1 da seção "Brazil", as cláusulas valem entre o Google e a Lucy, se a entidade do Google Cloud do contrato da Lucy tiver endereço fora do Brasil, ou entre o Google e os suboperadores dele (https://cloud.google.com/sccs/br-p2p-intra-group?hl=pt-br), se tiver endereço no Brasil. Nos dois casos, a transferência se apoia nas cláusulas-padrão da ANPD.

7.4. Repasse de avisos. A Lucy encaminha a você, sem demora indevida, todo aviso do Google que se refira às cláusulas-padrão ou à impossibilidade de cumprir uma instrução (Cloud Data Processing Addendum, seção "Brazil", itens 2 e 3.3).

7.5. Sua identificação ao Google. Você autoriza a Lucy a informar ao Google, quando ele pedir por escrito, os dados de identificação da sua empresa que as cláusulas-padrão exigem: nome, dados societários, endereço, e-mail e canal de atendimento aos titulares (mesmo addendum, item 3.3).

7.6. Transparência. A política de privacidade do VMic traz a forma, a finalidade, o destino, o suboperador e o mecanismo dessa transferência, para você remeter os titulares a ela. Uma cópia das cláusulas pode ser dada a qualquer titular, de graça, pelo endereço público da cláusula 7.3.

8. IA

8.1. Não treina. Nenhum dado da controladora é usado para treinar ou ajustar modelo de IA, do VMic ou de outra empresa, nem para avaliar modelo ou prompt do VMic, salvo a medição autorizada da cláusula 8.4.

8.2. O Google. Pelos termos específicos de serviço do Google Cloud (Service Specific Terms, seção 18), o Google não usa os dados do cliente para treinar ou ajustar modelos de IA sem permissão ou instrução prévia do cliente, e a Lucy não dá essa permissão. A Lucy não faz ajuste fino de modelo, mantém desligado o cache implícito do modelo e não liga o registro de pedidos e respostas do fornecedor.

8.3. Monitoramento de abuso do Google. O Google aplica aos modelos um filtro automático de abuso. Um pedido apontado por esse filtro, com o áudio incluído, pode ser guardado pelo Google por até 90 dias e avaliado por funcionários autorizados do Google, só para investigar abuso e sem treinar modelo. A Lucy não controla esse filtro e não recebe o que ele aponta. Por isso, a Lucy não afirma que nenhum conteúdo da reunião fica guardado fora do VMic nem que nenhuma pessoa o vê.

8.4. Medição com reuniões reais. A Lucy só usa reuniões da sua conta para medir e calibrar a qualidade do VMic com autorização escrita e específica da conta, num instrumento à parte, assinado por quem a representa, que diz:

• quais sessões, ou qual período;
• o que se mede: por exemplo, conferir a transcrição, a classificação, as sugestões e se elas foram usadas, com revisão humana de amostras;
• quem tem acesso;
• por quanto tempo esses dados ficam e como são eliminados.

Nessa finalidade, a Lucy é controladora e responde como tal. A conta garante ter base legal perante as pessoas dessas reuniões e avisá-las. A autorização pode ser revogada a qualquer momento, para o futuro. A medição nunca inclui treinar ou ajustar modelo. Sem o instrumento, nenhuma reunião da conta é usada para medir.

9. Apoio aos direitos dos titulares

9.1. O que a conta faz sozinha. Na tela web de conta, o administrador exclui, na hora e sem volta, o conteúdo da reunião de toda a conta, de um usuário, ou das sessões de um usuário num dia, sem passar pela Lucy. Cada usuário vê os resumos das próprias sessões no histórico do app e ali exclui, na hora e sem volta, uma sessão sua, sem tocar nas outras. Os documentos são apagados por quem os enviou ou pelo administrador. A transcrição não é exibida a ninguém na tela, e só é entregue pelo caminho da cláusula 9.2.

9.2. O que precisa da Lucy. O VMic não localiza um titular entre as sessões, e o administrador não baixa a transcrição sozinho. Para um pedido que as ferramentas não atendem, o administrador manda à Lucy, pelo privacidade@vmic.com.br, a instrução escrita com a sessão ou o período e o que o titular pediu. Em até 5 dias úteis, a Lucy apaga as sessões indicadas, ou disponibiliza a transcrição de cada uma para o administrador que deu a instrução baixar na tela de conta, por 7 dias. A equipe faz isso pela ferramenta da cláusula 5.3, sem ler o conteúdo, e a transcrição não vai por e-mail. Só um pedido que nenhum desses caminhos atende pode exigir acessar o conteúdo indicado, e só para esse fim (cláusula 5.3, a).

9.3. Pedido que chega à Lucy. Se um titular pedir diretamente à Lucy algo sobre os dados da controladora, a Lucy informa que o pedido deve ser feito à sua empresa e o encaminha aos administradores da conta em até 2 dias úteis. A Lucy não responde ao titular sobre o mérito sem instrução sua.

9.4. Prazos. Os prazos da lei para responder ao titular, como os 15 dias da declaração completa (LGPD, art. 19, II), são seus. Os prazos da Lucy nesta cláusula existem para você cumpri-los.

10. Incidentes de segurança

10.1. Prazo. A Lucy avisa você em até 48 horas de quando souber de um incidente de segurança que afete dados da controladora. O prazo existe para você cumprir os 3 dias úteis da Resolução CD/ANPD nº 15/2024 para comunicar a ANPD e os titulares, quando o incidente puder causar risco ou dano relevante.

10.2. Canal. O aviso vai por e-mail aos administradores da conta e a outro contato que você indicar pelo privacidade@vmic.com.br.

10.3. Conteúdo. O aviso traz o que a Lucy souber entre as informações que a sua comunicação à ANPD pede (Resolução CD/ANPD nº 15/2024, art. 6º, § 2º): a natureza e a categoria dos dados afetados; o número de titulares, ou uma estimativa; as medidas de segurança antes e depois do incidente; os riscos; a data do incidente e a do conhecimento; a descrição e a causa; a identificação da Lucy como operadora; e um contato. O que a Lucy ainda não souber vem depois, assim que souber.

10.4. A Lucy toma as medidas ao alcance dela para conter o incidente e reduzir os efeitos, preserva as evidências e coopera com você.

10.5. A comunicação à ANPD e aos titulares é sua. A Lucy não a faz em seu nome sem instrução, salvo quando a lei obrigar a própria Lucy.

10.6. A Lucy mantém o registro dos incidentes que afetarem dados da controladora, inclusive os que não forem comunicados.

10.7. Avisar um incidente não é reconhecer culpa.

10.8. O incidente com dados que a Lucy controla segue a política de privacidade.

11. Retenção e eliminação

11.1. Prazos.

11.2. Membro removido. O acesso de quem é removido cai. As sessões dele seguem o prazo de 90 dias, e o administrador pode excluí-las antes.

11.3. Encerramento da conta. Quando o administrador encerra a conta, a assinatura é cancelada primeiro e, em seguida, o VMic apaga na hora as sessões, os documentos com os originais, a conexão e a credencial do CRM, os convites, os vínculos e a conta. O que foi apagado some dos backups em até 7 dias. Fica, fora deste acordo, só o que a Lucy guarda como controladora, sem conteúdo de reunião, pela política de privacidade.

11.4. Antes de encerrar. Cada usuário pode copiar os resumos das próprias sessões no histórico, e os originais dos documentos são seus. A transcrição de uma sessão, o administrador a recebe pelo caminho da cláusula 9.2: sob instrução escrita dele, a Lucy a disponibiliza para ele baixar na tela de conta por 7 dias, sem que a equipe leia o conteúdo.

11.5. Cancelar o plano não encerra a conta nem apaga dados: o conteúdo segue os prazos desta cláusula.

11.6. Término por outro motivo. Se o contrato terminar por outro motivo previsto nos termos de uso, a Lucy avisa os administradores por e-mail e elimina os dados da controladora em até 30 dias do término, ou antes, se você instruir.

11.7. Depois do término, a Lucy não guarda dados da controladora, salvo por obrigação legal ou ordem judicial, que ela informará a você.

12. Auditoria

12.1. A Lucy disponibiliza as informações e a documentação necessárias para demonstrar que cumpre este acordo: o próprio acordo com os anexos e as respostas a um questionário de segurança razoável.

12.2. O pedido vem por escrito ao privacidade@vmic.com.br, com aviso prévio razoável, de pelo menos 30 dias, e a Lucy responde em até 30 dias. O pedido vale uma vez a cada 12 meses, salvo depois de um incidente de segurança ou por exigência da ANPD.

12.3. Uma verificação além dos documentos só acontece se a documentação não bastar, acordada por escrito: o escopo, a data, um auditor independente sob confidencialidade, sem acesso a dados de outras contas nem ao ambiente do Google, cujas auditorias seguem o contrato dele, e sem atrapalhar o serviço.

12.4. Os custos da auditoria são seus, salvo se ela revelar violação relevante deste acordo pela Lucy: nesse caso, a Lucy arca com o custo razoável da verificação e corrige a violação.

12.5. A Lucy pode mostrar a documentação de segurança do Google que o contrato dela com o Google permitir compartilhar.

13. Responsabilidade

13.1. Cada parte responde pelos danos que causar no tratamento dos dados da controladora, nos termos dos arts. 42 a 45 da LGPD. A Lucy responde solidariamente quando descumprir a LGPD ou não seguir as suas instruções lícitas; você responde pelas escolhas que são suas, como a base legal, o aviso às pessoas da reunião e o que envia ao VMic. Quem reparar um dano pelo qual a outra parte responde tem direito de regresso contra ela, na medida da participação dela (LGPD, art. 42, § 4º).

13.2. O resto da responsabilidade entre as partes, inclusive os limites, segue os termos de uso, no que a lei permitir.

14. Vigência, precedência e mudanças

14.1. Este acordo vale desde o aceite dos termos de uso até a eliminação de todos os dados da controladora. Os deveres de sigilo e de segurança continuam depois disso (LGPD, art. 47).

14.2. Precedência. No tratamento dos dados da controladora, este acordo prevalece sobre os termos de uso. As cláusulas-padrão da ANPD, no que se aplicarem, prevalecem sobre este acordo (Resolução CD/ANPD nº 19/2024, art. 16, § 2º). Um contrato Business com acordo de tratamento próprio prevalece sobre este.

14.3. Mudanças. Este acordo muda pela regra de mudança dos termos de uso. A lista de suboperadores muda pela cláusula 6.3.

14.4. Avisos. Os seus avisos à Lucy vão ao privacidade@vmic.com.br. Os avisos da Lucy a você vão por e-mail aos administradores e aparecem na tela web de conta.

14.5. A lei e o foro são os dos termos de uso.

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Anexo I. Descrição do tratamento

Onde fica e por quanto tempo, por dado

Anexo II. Medidas de segurança

Estas são as medidas em vigor na data deste acordo.

Onde os dados ficam

• Os dados da controladora em repouso ficam em São Paulo: o banco de dados, os documentos, as representações vetoriais, os logs e os backups.

Acesso

• O banco de dados só aceita conexão por conectores, com autenticação pela identidade da nuvem e conexão obrigatoriamente cifrada, sem redes autorizadas.
• Os locais de armazenamento de arquivos têm acesso uniforme e bloqueio de acesso público.
• Toda consulta é filtrada pela conta, e a conta vem do vínculo da pessoa, nunca do app.
• Cada vendedor vê só as próprias sessões, e o administrador não vê as sessões dos vendedores. A transcrição não é exibida a ninguém: só é entregue, como arquivo baixado na tela de conta, ao administrador que a pediu por escrito (cláusula 9.2).
• A ferramenta da equipe da Lucy para operar o VMic é um serviço privado, autenticado, que só um grupo nomeado de pessoas pode usar. O papel de banco de dados dela não lê as colunas de conteúdo de reunião, cada ato é registrado antes de acontecer, só com identificadores, e ninguém da equipe é membro de conta de cliente.

Entrada

• O app desktop nunca vê a senha: a entrada é feita numa página do VMic no navegador, e a volta ao app usa PKCE.
• A senha tem tamanho mínimo exigido, e a entrada protege contra a descoberta de quais e-mails têm conta.
• O segundo fator por código de 6 dígitos de um app autenticador está disponível, nunca por SMS.
• A sessão da tela web de conta usa cookie seguro, expira por inatividade e por tempo máximo, e as ações sensíveis, como excluir dados e encerrar a conta, pedem uma entrada recente e a confirmação com o nome da conta.

Segredos e cifragem

• A credencial do CRM fica cifrada por envelope, com chave do serviço de gerenciamento de chaves da nuvem, guardada em São Paulo e com rotação automática: uma cópia do banco não revela a credencial.
• Os segredos do serviço ficam num cofre de segredos com réplica só em São Paulo.
• O áudio de uma queda de rede fica cifrado no computador do usuário, com a proteção do sistema no Windows e AES-256-GCM, com a chave no Keychain, no macOS.

Minimização e retenção

• O áudio não é guardado no servidor.
• Os logs do serviço não registram conteúdo de reunião, dado de CRM, nome de documento nem mensagem de erro; o diagnóstico do app manda só códigos e identificadores.
• Uma rotina automática apaga o conteúdo da reunião no fim do prazo, e o que é apagado some dos backups em até 7 dias.
• Os originais dos documentos não têm versões antigas guardadas: apagado é apagado.
• O cache implícito do modelo de IA fica desligado, o registro de pedidos e respostas do fornecedor não é ligado, não há ajuste fino de modelo e a interface de desenvolvedor dos modelos, que usa o conteúdo para outros fins, não é usada. Um teste automático do serviço trava essas escolhas.

Software

• As atualizações do app são assinadas, e o app só instala uma versão assinada.
• O instalador do Windows é assinado em nome da Lucy.

Anexo III. Suboperadores

A. Suboperadores

Os serviços do Google Cloud que recebem só identificadores ou sinais técnicos sem conteúdo de reunião, como filas, registros e métricas, seguem o mesmo contrato com o Google.

B. Fornecedores que não são suboperadores deste acordo