Aviso às pessoas da reunião

Textos prontos para a sua empresa avisar as pessoas da reunião de que a conversa é transcrita pelo VMic. Troque o que está entre colchetes pelos dados da sua empresa.

Antes de usar: nota para a sua empresa

• Por que avisar. A LGPD pede transparência: quem tem a conversa transcrita precisa saber disso, para quê e a quem perguntar. Nas reuniões, a sua empresa é a controladora dos dados, e o aviso é dela, não do VMic (acordo de tratamento de dados, cláusula 4.2).
• Quando avisar. No convite e de novo no início da reunião, antes de ligar o VMic. Se alguém entrar depois, repita.
• O que a captura pega. Tudo o que o microfone e a reunião transmitem enquanto a sessão estiver ligada: a voz de quem estiver na sala, a sua fala com a reunião no mudo, o som de outras abas e notificações quando a reunião é no navegador ou no Teams, e o que se disser depois da chamada até a sessão fechar. Ligue só durante a reunião, num lugar adequado, e encerre a sessão ao terminar.
• Se alguém não quiser. Não ligue, ou encerre a sessão (Encerrar a sessão, na janela da sessão). Se algo já foi transcrito, o próprio usuário exclui aquela sessão sozinha, no histórico do app: ela é apagada na hora, sem volta, e não deixa resumo. O administrador da conta também exclui, na tela web de conta, as sessões de um usuário: todas, ou as de um dia.
• Base legal. Os textos abaixo foram escritos para quem avisa e oferece a opção de não usar. Se a sua empresa trata essas conversas com base no consentimento, peça o "de acordo" de cada pessoa e guarde esse registro.
• Onde não usar. Em reunião com menores de 18 anos e onde a gravação ou a transcrição for proibida (os termos de uso listam os usos proibidos).
• Como não falar. Não descreva o VMic como indetectável. A janela dele fica fora do compartilhamento de tela para não aparecer na apresentação, não para esconder o VMic.

1. Linha para o convite da reunião

Nesta reunião, a [empresa] usa o VMic, uma ferramenta de IA que transcreve a conversa para apoiar a nossa equipe. O VMic não guarda o áudio, a transcrição e o resumo ficam guardados para a [empresa] por até 90 dias, e nada é usado para treinar IA. Dúvidas ou pedidos de exclusão: [contato da empresa].

2. Frase para o início da reunião

Antes de começarmos: eu uso o VMic, uma ferramenta de IA que transcreve a nossa conversa para me ajudar a responder com as informações da [empresa]. O VMic não guarda o áudio, a transcrição fica guardada por até 90 dias e nada disso treina IA. Se preferir que eu não use, é só dizer. Para dúvidas ou para pedir a exclusão, fale comigo ou com [contato da empresa].

3. Parágrafo para rodapé de e-mail ou contrato

Transcrição de reuniões. Nas reuniões com a [empresa], podemos usar o VMic, uma ferramenta de inteligência artificial que transcreve a conversa durante a reunião para apoiar a nossa equipe com sugestões tiradas dos documentos e, quando houver, do CRM da [empresa]. Avisamos no início, e você pode pedir que ele não seja usado. O VMic não guarda o áudio: ele é transcrito e descartado. A transcrição e o resumo da reunião ficam guardados para a [empresa] por até 90 dias e depois são apagados; o que a nossa equipe copiar do resumo para os nossos sistemas segue a nossa política de privacidade. Nada da conversa é usado para treinar inteligência artificial. A transcrição usa serviços de nuvem que podem processar a conversa fora do Brasil. A [empresa] é a responsável por esses dados: para pedir informações, correção ou exclusão, ou para se opor, fale com [contato da empresa]. Mais detalhes, inclusive sobre os fornecedores, em [link da política de privacidade da empresa].

4. Quando alguém perguntar ou não quiser

"O que é isso?"

É o VMic, uma ferramenta que transcreve a conversa para me ajudar a responder com as informações da [empresa]. Ele não guarda o áudio, a transcrição fica guardada para a [empresa] por até 90 dias e nada é usado para treinar IA.

"Não quero."

Sem problema, eu desligo agora e seguimos sem ele. Se já tiver transcrito alguma coisa, peço para apagarem.