Política de privacidade do VMic

Esta política explica quais dados pessoais o VMic trata, para quê, com que base na lei, onde ficam, por quanto tempo e como você exerce os seus direitos. Ela vale para quem visita o site, para quem se cadastra e usa o VMic numa conta de empresa, e para quem paga a assinatura. Para quem participa de uma reunião com alguém que usa o VMic, ela explica o que fazemos com o conteúdo da reunião e a quem você deve se dirigir (seção 2).

Os termos de uso e o acordo de tratamento de dados que assinamos com cada empresa cliente completam esta política.

1. Quem somos e como falar com a gente

O VMic é um produto da LUCY AI Desenvolvimento e Licenciamento de Programas de Computador Customizáveis LTDA ("Lucy" ou "nós"), CNPJ 66.428.953/0001-63, com sede na Rua Pais Leme, 215, conjunto 1713, Pinheiros, São Paulo/SP, CEP 05424-150. Site: vmic.com.br.

Canal de privacidade: privacidade@vmic.com.br. Por ele você exerce os seus direitos, tira dúvidas sobre esta política e faz reclamações. Ele também recebe as comunicações da Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD). O atendimento é em português.

Encarregado. A Lucy é uma microempresa e se enquadra como agente de tratamento de pequeno porte (Resolução CD/ANPD nº 2/2022). Como essa resolução permite (art. 11), não indicamos um encarregado pelo tratamento de dados pessoais. O canal privacidade@vmic.com.br cumpre o papel de canal de comunicação com você e com a ANPD.

2. Dois papéis: o que é nosso e o que é da sua empresa

O VMic é contratado por empresas. Diante dos dados pessoais, temos dois papéis diferentes, e cada um muda a quem você deve se dirigir.

Quando somos a controladora. Somos nós que decidimos sobre: o cadastro e o login de quem usa o VMic, a conta da empresa com os seus membros e convites, os dados de quem paga, a consulta de CNPJ e CEP, os registros de acesso, os logs de funcionamento, o diagnóstico de erros, a medição do site, os e-mails que enviamos e as mensagens que você manda ao nosso canal. Por esses dados respondemos nós, e as seções 3, 4 e 5 explicam cada um.

Quando somos a operadora. O conteúdo das reuniões (o áudio enquanto é transcrito, a transcrição, as sugestões que aparecem na tela, o registro do que foi mostrado e o resumo), os documentos que a empresa envia ao VMic e o contexto que o VMic lê do CRM dela pertencem à empresa cliente que contratou o VMic. Ela é a controladora desses dados: é ela quem decide usar o VMic, em quais reuniões e com qual base legal, e é ela quem avisa as pessoas da reunião. Nós tratamos esses dados só para prestar o serviço, pelas instruções dela, nos termos do acordo de tratamento de dados que assinamos com ela. A seção 6 descreve o que fazemos com eles, para você saber.

Se você participou de uma reunião com alguém que usa o VMic, ou se aparece num documento ou no CRM de uma empresa cliente, fale com essa empresa: é ela quem responde pelos seus dados. Se você escrever para nós, encaminhamos o pedido a ela o quanto antes e avisamos você de que encaminhamos.

O que a empresa cliente leva para fora do VMic, como um resumo copiado para o CRM ou para um e-mail, passa a ser tratado só por ela, pelas regras dela.

Uma exceção, sempre por escrito. Se uma empresa cliente nos autorizar por escrito a usar reuniões dela para medir a qualidade do VMic, passamos a ser controladores dessa finalidade, dentro do que a autorização permitir (seção 7).

3. Os dados que tratamos como controladora

Login com Google ou Microsoft. Se você escolhe entrar com a sua conta Google ou Microsoft, recebemos dessa empresa só o seu nome, o seu e-mail e a foto do perfil. A janela de login é dela, e ela trata esses dados pela política dela.

Cadastro pelo site. Quem cria a conta pelo site informa e-mail e senha (ou entra com Google ou Microsoft) e, depois, o nome da empresa. Esse cadastro nunca é ligado à visita ao site.

Hoje o VMic só manda e-mails ligados ao uso do serviço. Se um dia mandarmos e-mails de novidades, esta política vai dizer isso antes, e cada mensagem trará como sair da lista.

Ao fim de cada prazo, apagamos os dados ou os tornamos anônimos. O que é apagado do nosso banco de dados some também das cópias de segurança em até 7 dias.

4. Registros de acesso

O Marco Civil da Internet (Lei 12.965/2014, art. 15) obriga quem oferece uma aplicação de internet como empresa a guardar os registros de acesso: o endereço IP, a data e a hora de cada uso (art. 5º, VIII). Cada registro traz também o endereço pedido, o navegador e a página de origem, que a plataforma de nuvem grava junto. Guardamos esses registros por 6 meses, sob sigilo, em ambiente controlado e separados dos logs de funcionamento, de quem usa o app, a página de entrada, a tela de conta e os downloads, e de quem abre um e-mail nosso que mostra o símbolo do VMic (a imagem vem do nosso servidor, sem nenhum rastreador). A porta lógica de origem, que o Decreto 8.771/2016 (art. 15-A) pede quando necessária para identificar a conexão, não chega até nós: a plataforma de nuvem que recebe as conexões não a registra.

Quem lê. Só a equipe de operação do VMic lê esses registros. A conta que administra o nosso projeto na nuvem também os alcança, por ser a dona dele. Cada busca nesses registros, de quem for, fica registrada, com quem buscou, quando e o quê, e esse registro é guardado junto, pelos mesmos 6 meses (Decreto 8.771/2016, art. 13, III). O acompanhamento ao vivo dos registros que vão chegando, que a plataforma de nuvem não registra, não é usado para eles.

Esses registros só são entregues a terceiros com ordem judicial. Como guardá-los é obrigação da lei, eles ficam pelos 6 meses mesmo que você peça a exclusão dos seus dados antes.

5. Diagnóstico de erros e de quedas do app

Quando o app do VMic ou a tela de conta falha, eles nos mandam um diagnóstico para corrigirmos a falha. O app também lê, na abertura seguinte, o registro que o próprio sistema operacional faz quando um programa fecha por erro.

O que vai: o tipo de falha, a versão do VMic, a plataforma e, quando existem, o código do erro, o arquivo e a linha do nosso próprio código onde ele aconteceu, dados técnicos do componente que mostra as janelas e como terminou a execução anterior. Na queda lida do sistema, vão só o código da falha, o nome do arquivo do módulo, a posição dentro dele e as versões.

O que nunca vai: a mensagem do erro, caminhos de pastas do seu computador, o nome do computador, o seu usuário no sistema, qualquer identificação sua e qualquer conteúdo de reunião. Nenhuma cópia da memória do computador é gerada ou enviada.

O diagnóstico vai sozinho, sem tela e sem opção de desligar, porque não identifica você e é o que nos permite manter o app funcionando. A base é o legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX). Ele fica 30 dias. Se não houver conexão, o app guarda os diagnósticos no seu computador por até 7 dias e os manda depois. Se você tiver alguma objeção, escreva ao canal de privacidade.

6. O conteúdo das reuniões, os documentos e o CRM

Aqui somos operadores: a controladora é a empresa cliente (seção 2). Descrevemos o que fazemos para você saber.

Como o VMic ouve. O VMic só ouve quando quem usa liga a sessão, sempre à mão. Enquanto a sessão está ligada, ele ouve o microfone dessa pessoa, o que inclui quem mais estiver na sala com ela, e o som que sai do app de reunião, que é o lado das outras pessoas. Em algumas formas de reunião, como pelo navegador, ele ouve todo o som do computador, o que pode incluir outras abas e notificações. A fala com a reunião no mudo também é ouvida, porque o VMic ouve o microfone, não o botão de mudo do app de reunião.

Quem vê o quê. Cada pessoa que usa o VMic vê só as próprias sessões. Quem administra a conta não vê as sessões das outras pessoas, mas pode apagá-las. Os documentos são fontes da conta inteira. A ferramenta que a nossa equipe usa para operar o serviço não tem acesso às colunas do banco de dados onde fica o conteúdo das reuniões, e cada ato feito nela fica registrado.

Exclusão antes do prazo. Quem administra a conta pode apagar, na hora e sem volta, tudo o que as sessões da conta produziram, tudo de uma pessoa, ou as sessões de uma pessoa num dia. Ao encerrar a conta, apagamos as sessões, os documentos, o acesso ao CRM, os convites, os membros e a conta. Ficam só os identificadores necessários para a cobrança e para provar o que foi feito (seção 3).

Dados sensíveis e de crianças. O VMic não foi feito para tratar dados sensíveis, como os de saúde, nem dados de crianças. A empresa cliente decide o que leva às reuniões e aos documentos e responde por isso.

7. Inteligência artificial

O VMic não guarda o áudio. Ele é transcrito e descartado.

Os dados da sua conta não treinam IA: nem a do VMic, nem a de outras empresas. Nada do que a conta manda ou o VMic guarda (o áudio em trânsito, a transcrição, as sugestões, o resumo, o registro do que foi mostrado, os documentos e o contexto do CRM) é usado para treinar, ajustar ou avaliar modelos de IA ou as instruções que o VMic dá a eles. Usar os dados da própria conta para servir a própria conta não é treinar: por exemplo, os nomes próprios dos documentos da conta ajudam a transcrição dela a escrever esses nomes certo.

Os modelos são do Google. A transcrição, a classificação, as sugestões e o resumo são feitos por modelos de IA do Google Cloud, contratados pela Lucy. O contrato do Google Cloud diz, nos termos específicos de serviço (seção 18), que o Google não usa os dados do cliente para treinar ou ajustar nenhum modelo de IA sem permissão ou instrução prévia do cliente. Não damos essa permissão. Também desligamos o cache que guardaria os pedidos aos modelos e não usamos a versão gratuita dos modelos, que tem outras regras.

O filtro de abuso do Google. Para evitar abuso, o Google pode guardar por até 90 dias um pedido que o filtro automático dele apontar, o áudio incluído, e pessoas autorizadas do Google podem avaliar esse pedido. Esse conteúdo não é usado para treinar modelos. Por isso não dizemos que ninguém pode ver os dados: dizemos que o VMic não guarda o áudio.

Medição só com autorização por escrito. Para avaliar e calibrar o VMic, usamos material de teste do próprio projeto e, de clientes, só as reuniões que a empresa cliente autorizar por escrito, numa autorização específica, separada do contrato. Nessa finalidade a Lucy é controladora, só dentro do que a autorização disser (quais reuniões, para quê e por quanto tempo), e a empresa cliente garante que tem base legal perante as pessoas dessas reuniões. Mesmo assim, nada é usado para treinar ou ajustar modelos de IA.

A IA não decide nada sobre as pessoas. O VMic sugere respostas e resume a reunião para quem usa, que decide o que fazer. Ele não usa a voz para identificar ninguém e não cria modelo de voz de ninguém: o lado de quem usa e o lado das outras pessoas são separados pela origem do som (o microfone e o app de reunião).

8. Com quem compartilhamos

Não vendemos dados pessoais e não os usamos para publicidade. Compartilhamos só com quem nos ajuda a prestar o serviço, e só o necessário:

• Google Cloud (Google), o nosso provedor de nuvem, como operador. Hospeda o serviço, o banco de dados, os documentos, as chaves de criptografia, os logs e o diagnóstico em São Paulo; faz a transcrição, a classificação, as sugestões, o resumo e a ordenação dos trechos de documento com os modelos de IA, fora do Brasil; faz a representação numérica dos documentos para a busca, em São Paulo; e guarda o cadastro de login, fora do Brasil. Segue o contrato e o aditivo de tratamento de dados do Google Cloud.
• Firebase Hosting (Google). Entrega as páginas do site, que são arquivos públicos. Não recebe dado de conta.
• Google Workspace (Google). Envia os nossos e-mails e recebe as mensagens do canal de privacidade.
• Asaas, o gateway de pagamento. Recebe os dados de quem paga e os do cartão, faz a cobrança, emite a nota fiscal em nome da Lucy e manda os e-mails e mensagens de cobrança direto a quem paga. O Asaas é uma instituição autorizada pelo Banco Central e trata esses dados como controlador, pela política de privacidade dele.
• BrasilAPI. Base pública de consulta de CNPJ e CEP, sem contrato com a Lucy. A consulta é feita pelo nosso servidor e leva só o número: nunca o CPF, o seu nome, quem está consultando ou o seu IP.
• O CRM que a sua empresa conectar. O VMic lê o CRM com a autorização que a empresa deu. O CRM é fornecedor da empresa, não nosso.
• Google ou Microsoft, se você entrar com a conta deles (seção 3).
• WhatsApp (Meta), se você nos chamar por lá (seção 3).
• Autoridades, quando a lei obrigar. Registros de acesso e conteúdo de comunicações só com ordem judicial (Marco Civil, arts. 10 e 15); dados de cadastro, também a autoridade administrativa que tenha competência legal para pedi-los.

9. Dados fora do Brasil

O nosso serviço fica em São Paulo: o banco de dados, os documentos com os arquivos originais, a representação numérica para a busca, os logs, o diagnóstico e as cópias de segurança. Alguns tratamentos saem do Brasil:

Quanto ao conteúdo das reuniões, a controladora é a empresa cliente: as informações acima servem para ela e para você. O Google atua como operador e segue as instruções da Lucy, nos limites do contrato. As medidas de segurança estão na seção 11, e os seus direitos e o canal para exercê-los, na seção 12, inclusive o de peticionar à ANPD.

Se você pedir, mandamos em até 15 dias uma cópia das cláusulas usadas nas transferências de que somos controladores, sem os trechos protegidos por segredo comercial.

10. Cookies e armazenamento no navegador e no seu computador

Usamos só o necessário para o serviço funcionar. Não usamos cookies de publicidade, nem de medição, nem scripts de terceiros que rastreiam você. Por isso o site não mostra aviso de cookies. Se um dia usarmos cookies de anúncio ou de medição, você vai escolher antes, com as opções de aceitar e de recusar do mesmo tamanho.

No seu computador, o app do VMic não usa armazenamento de navegador. Ele guarda: a credencial que mantém você logado, no cofre do sistema (Gerenciador de Credenciais no Windows, Chaves no macOS), apagada quando você sai; um log local com identificadores e códigos, que se sobrescreve sozinho, fica mesmo depois de você sair e só sai do computador se você mesmo o mandar; a fila de diagnóstico (seção 5); e, numa queda de rede, o áudio cifrado (seção 6).

A base para esses cookies e dados guardados é o legítimo interesse em fazer o serviço funcionar (LGPD, art. 7º, IX). A medição do site, que não usa cookie, também se apoia no legítimo interesse, como orienta o guia de cookies da ANPD. Você pode apagar cookies e dados do navegador quando quiser; sem o cookie de sessão, a tela de conta pede login de novo.

11. Segurança

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados. As principais:

• o banco de dados só aceita conexões cifradas, por conectores autenticados, sem acesso por rede aberta;
• os arquivos guardados não têm acesso público;
• a autorização de acesso ao CRM fica cifrada com uma chave guardada à parte, que é trocada periodicamente, de modo que uma cópia do banco de dados não a revela; as senhas dos nossos sistemas ficam num cofre de segredos, em São Paulo;
• o site só funciona por conexão segura e limita de onde as páginas carregam conteúdo;
• o app nunca vê a sua senha: o login é feito numa página do VMic no navegador, que devolve ao app um código de uso único;
• a senha tem pelo menos 8 caracteres; o segundo fator, com código de 6 dígitos por aplicativo, pode ser ligado por quem entra com e-mail e senha; nunca usamos SMS;
• ações sem volta, como apagar dados ou encerrar a conta, pedem um login recente;
• cada consulta ao banco de dados é limitada à conta de quem pede;
• a ferramenta de operação da nossa equipe não lê o conteúdo das reuniões, e cada ato nela fica registrado;
• o áudio guardado numa queda de rede fica cifrado no computador de quem usa;
• as atualizações do app são assinadas, e o app recusa uma atualização sem a nossa assinatura; o instalador do Windows é assinado em nome da Lucy.

Nenhum sistema é totalmente imune a falhas. Se acontecer um incidente, seguimos a seção 14.

12. Seus direitos

Pela LGPD (art. 18), você pode pedir, sobre os dados de que somos controladores:

• a confirmação de que tratamos dados seus, e o acesso a eles;
• a correção de dados incompletos, errados ou desatualizados;
• a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desacordo com a lei;
• a portabilidade dos dados a outro fornecedor, nos termos da regulamentação da ANPD;
• a eliminação dos dados, salvo os que a lei manda guardar ou que precisamos para nos defender (seções 3 e 4);
• a informação de com quem compartilhamos os seus dados (seção 8);
• a oposição a um tratamento feito com base no legítimo interesse, quando ele não cumprir a lei.

Não tratamos dados seus com base em consentimento. Se um dia tratarmos, você poderá negá-lo ou revogá-lo quando quiser, e diremos antes o que acontece se negar.

Como pedir. Escreva para privacidade@vmic.com.br, de preferência do e-mail do seu cadastro. Para proteger os seus dados, podemos pedir que você confirme quem é antes de atender. Um representante legal também pode pedir em seu nome. O atendimento é gratuito.

Prazo. Confirmamos de forma simples se tratamos dados seus assim que possível, e mandamos a resposta completa em até 15 dias a partir do pedido. Se não pudermos atender na hora, dizemos por quê. Se o pedido for sobre o conteúdo de uma reunião, de um documento ou do CRM de uma empresa cliente, encaminhamos à empresa e avisamos você (seção 2).

Se você não ficar satisfeito, pode reclamar à Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos órgãos de defesa do consumidor.

13. Menores de 18 anos

O VMic é um serviço para empresas e seus profissionais. Não é dirigido a menores de 18 anos, e não aceitamos o cadastro de quem tem menos de 18 anos. A empresa cliente não deve usar o VMic em reuniões com crianças ou adolescentes.

14. Incidentes de segurança

Se um incidente de segurança com dados de que somos controladores puder causar risco ou dano relevante a você, comunicamos à ANPD e a você nos prazos da Resolução CD/ANPD nº 15/2024, contados em dobro para agentes de pequeno porte quando a resolução permitir, dizendo o que aconteceu, quais dados foram afetados, os riscos e o que estamos fazendo.

Se o incidente envolver o conteúdo das reuniões, os documentos ou o CRM de uma empresa cliente, avisamos essa empresa em até 48 horas a partir de quando soubermos, com as informações que tivermos, para que ela cumpra o dever dela de comunicar à ANPD e às pessoas afetadas.

15. Mudanças nesta política

Quando esta política mudar, publicamos a nova versão nesta página, com a data e um resumo do que mudou. Se a mudança criar uma finalidade nova ou reduzir os seus direitos, avisamos quem administra cada conta por e-mail e na tela de conta pelo menos 30 dias antes de ela valer, salvo quando a lei exigir prazo menor.